پاورپوینت اصول مدیریت ارتباطات در محیط سازمانی

مقدمه

پیتر دراکر:
مدیران ارشد اجرایی موفق حداقل 50% از زمان مفید خود را صرف ایجاد و یا توسعه ارتباطات درون و برون سازمانی می کنند.

یکی از ده ابزار برتر مدیریتی در قرن حاضر در سازمان های موفق، مدیریت استراتژیک ارتباطات می باشد.

ماهیت و اهمیت ارتباطات

((در تمام سطوح سازمانی 75 درصد از کار روزانه صرف ارتباط می شود. 25 درصد آنچه را که ما می شنویم به آن بی توجه هستیم و 75 درصد را با دقت می شنویم.))

ارتباط

انتقال اطلاعات از فرستنده به گیرنده به طوری که اطلاعات توسط دریافت کننده قابل درک باشد.

به عبارت دیگر: انتقال و تبادل اطلاعات، معانی و مفاهیم و احساس ها بین افراد در سازمان با واسطه یا بلاواسطه.

ارتباط موثر چیست؟

((ارتباطات موثر آن است که فرستنده بتواند منظور خود را به گیرنده پیام برساند.)) عموماً ارتباطات زمانی موثر است که محرکی را به عنوان آغازگر و مورد نظر فرستنده با محرک مشهود گیرنده که از خود بروز می دهد در یک راستا قرار دهد و آن دو را به گونه ای نزدیک به هم مورد توجه قرار دهد. ارتباطات زمانی کامل است که معنی و مفهومی که از ذهن فرستنده است و قصد دارد آن را ارسال دارد (معنی مورد نظر یا منظور)، با آنچه گیرنده از آن دریافت می کند و از خود نشان می دهد (معنی مورد مشاهده یا شاهد) یکی باشد. بدیهی است که هر فراگرد ارتباطی همه آنچه در ذهن فرستنده است به گیرنده منتقل نمی شود یا اگر منتقل می شود به مرحله جذب نمی رسد و به گونه مشهود مشاهده نمی شود.

نقش ارتباطات

در یک گروه یا سازمان، ارتباطات چهار نقش ایفا می کند که عبارت اند از: کنترل، ایجاد انگیزه، ابراز احساسات و اطلاعات.

ارتباطات به چندین روش، رفتار اعضاء را کنترل می کند. سازمان ها، سلسله مراتب اختیارات و دستورالعمل های رسمی دارند که کارکنان و اعضا باید آنها را رعایت کنند. و این چنین گروه می تواند از این طریق (یعنی رعایت هنجارها و معیارها) اعمال کنترل نماید.

ارتباطات از طریق روشن ساختن مطالبی همچون شیوه انجام کارها و طریق بهبود عملکردها در کارکنان و اعضای سازمان انگیزه ایجاد می کند.

برای بسیاری از کارکنان و اعضای سازمان، گروه مهم ترین منبع ارتباطات اجتماعی (روابط متقابل یا تعامل) است. ارتباطاتی که در درون گروه صورت می گیرد نمایانگر ابراز نفرت، درجه استیصال یا رضایت فرد و نوع احساسات او می باشد.

آخرین نقش ارتباطات با تمهیدانی است که در زمینه تصمیم گیری به وجود می آید. ارتباطات می تواند اطلاعاتی را ارائه کند که افراد و گروه ها برای تصمیم گیری به آنها نیاز دارند و می توانند از طریق رد و بدل کردن داده ها، شیوه های مختلف اجرایی را ارزیابی و بهترین شق یا راه حل را انتخاب نمایند.

لازم به ذکر است هیچ یک از این چهار وظیفه نسبت به بقیه برتری ندارد.

انواع ارتباط

الف) کلامی
ب) غیر کلامی

ارتباط نوشتاری و گفتاری

ارتباط غیر کلامی

ادراک و نقش آن در ارتباط

1. به علت آنکه افراد موقعیت و محرک های پیرامون خود را تعبیر و تفسیر می کنند، این امکان وجود دارد که از پدیده های واحدی ادراکات متفاوتی حاصل گردد. در ارتباطات این امر می تواند باعث شود که پیام واحدی به گونه ای مختلف درک شود.
2. آموخته ها و تجربه های قبلی فرد بر ادراک او اثر می گذارد. کارگری که به تجربه آموخته است که مدیران در ابتدای ورودشان به دادن وعده و وعید می پردازند، سخنان آنان را با بی اعتمادی پذیرا می شود.
3. انسان آنچه را تهدیدکننده، ناخوشایند و غیر قابل قبول باشد، درک نمی کند و نادیده می گیرد.
4. انسان در هر لحظه با محرک های مختلف مواجه است اما در جریان ادراک، یک یا چند محرک خاص مورد توجه او واقع می شوند.
5. گاهی اوقات انسان از پدیده ها، ادراک کلیشه ای دارد. بدین معنا که آنها را در طبقاتی قرار داده و همه را یکسان تلقی می کند.